El RGPD impone normas estrictas a todos los implicados en el tratamiento de datos personales, incluidos los reclutadores.
El RGPD ha impuesto una serie de buenas prácticas en relación con el tratamiento y la salvaguardia de los datos personales de las personas, incluidos los candidatos durante el reclutamiento. ¿Cuáles son estas reglas y qué impacto tienen en su vida diaria como reclutador?
Recordatorio de las normas globales
¿Qué datos se pueden recuperar?
El RGPD es muy claro en este punto, sólo se pueden solicitar datos que sirvan para evaluar las competencias del candidato y su adecuación al puesto ofertado. Del mismo modo, los portales de empleo asociados ejercen una moderación sobre las ofertas de empleo que publican.
¿Quién puede acceder?
El acceso a los datos recogidos debe ser limitado y controlado. Sólo deben tener acceso a ellas las personas implicadas en el proceso de reclutamiento. Al utilizar el software ATS, el empresario obliga al software a garantizar la seguridad del tratamiento y almacenamiento de los datos. Así, por defecto, los datos recogidos sólo son accesibles para los titulares de licencias.
Derechos del solicitante sobre sus datos personales
Derecho a ser informado
Toda una serie de informaciones deben ser fácilmente accesibles para el candidato en todo momento: identidad del responsable del fichero (agencia de reclutamiento, servicio de recursos humanos), destinatarios de las informaciones recogidas, duración de la conservación de los datos, condiciones de ejercicio de los derechos de acceso/rectificación/supresión de los datos, posibilidad de presentar una reclamación ante la CNIL, etc. Los correos electrónicos automáticos de confirmación de la candidatura existen en parte por esta razón. Además de mejorar la experiencia del candidato, facilitan el cumplimiento del RGPD en este punto.
Derecho de acceso
No basta con informar al solicitante de sus derechos, hay que darle los medios para que los utilice. Un solicitante debe poder obtener una copia, modificar o pedir la supresión pura y simple de los datos personales almacenados en su contra, sin tener que dar razones para ello.
Teniendo en cuenta las normas anteriores, nos gustaría llamar su atención sobre tres puntos: su sitio de carreras profesionales, su biblioteca de CV y su proceso de reclutamiento colaborativa. De hecho, aunque el uso de software ATS como Beetween garantiza la seguridad de los datos y ofrece una serie de funciones para cumplir con el RGPD, sus acciones pueden invalidar estas salvaguardas.
Aspectos a tener en cuenta en el tratamiento de los datos de los candidatos
Su sitio profesional
Un sitio de empleo debe cumplir varios requisitos en materia de datos personales.
En primer lugar, se trata de un sitio web. Como cualquier sitio web, suele estar vinculado a datos analíticos. Como tal, debe gestionar el depósito de cookies. Un simple banner indicando al internauta que está utilizando una herramienta de análisis, que si continúa su navegación acepta tácitamente el depósito de cookies relacionadas, ya no es suficiente desde el RGPD. También debe tener una página específicamente relacionada con su política de tratamiento de datos personales y una página de Aviso Legal. En Beetween, hemos hecho lo necesario por defecto en nuestros sitios de empleo. Le creamos automáticamente las páginas legales mencionadas.
En segundo lugar, el sitio debe cumplir las normas de tratamiento de datos personales en el contexto del reclutamiento (descritas anteriormente). Esto significa limitar los datos recogidos a los necesarios para la tramitación de la solicitud, informar al solicitante de sus derechos y de los medios de que dispone para hacer uso de ellos
Su biblioteca de CV
Si un candidato no es seleccionado y desea conservar sus datos en su base de datos de CV, primero necesita su consentimiento. Dado que el candidato ha facilitado voluntariamente esta información en el contexto del reclutamiento, puede limitarse a informarle en su comunicación escrita de la respuesta negativa de que, sin oposición por su parte, conservará su información para otra posible contratación; no obstante, esta comunicación debe incluir un recordatorio de los derechos del candidato (acceso, rectificación, supresión), así como los medios para hacerlos valer.
Los datos personales de los solicitantes no seleccionados no podrán conservarse más de 24 meses después del último contacto. Si usted inicia una comunicación automatizada después de este periodo para solicitar permiso para conservar de nuevo los datos, una respuesta positiva ampliará el periodo otros 24 meses. Con Beetween, se eliminan automáticamente los archivos candidatos afectados. El plazo puede modificarse en sus Ajustes & CNIL. El ajuste por defecto es de 24 meses.
Reclutamiento en colaboración
Por defecto, Beetween incorpora 3 funciones para compartir datos de candidatos: reenvío, intercambio de reclutamiento y transferencia de solicitudes.
La dirección reenvío de solicitudes tiene por objeto reenviar todas las solicitudes recibidas a una dirección de correo electrónico determinada. Corresponde al usuario que programa la transferencia seleccionar los datos que desea compartir. Así que tenga cuidado de no hacer una transferencia a una persona que no tenga ningún vínculo específico con el reclutamiento actual (por ejemplo, su jefe si no participa en el reclutamiento).
En intercambio de reclutamiento permite a un usuario de Beetween reclutar realmente en modo colaborativo. Sólo puedes compartir un reclutamiento con otro usuario de Beetween. Si la dirección de correo electrónico introducida no corresponde a ningún usuario conocido, se le asignará una licencia de gestor. De este modo, tendrá acceso a todo el proceso de reclutamiento.
La dirección adelante es probablemente la función de colaboración más fácil de utilizar con arreglo al RGPD. De hecho, con el reenvío, puede seleccionar la información que desea compartir para su revisión. Además, es posible que consideremos la posibilidad de desactivar el enlace proporcionado para ver los archivos adjuntos después de un cierto período de tiempo, por lo que le recomendamos que lo utilice para cualquier solicitud de asesoramiento sobre un candidato por parte de cualquier persona ajena al equipo de reclutamiento.