Découvrez comment paramétrer et générer des comptes-rendus de questionnaires managers ou d’entretiens dans Beetween.
Qu’est-ce qu’un compte-rendu dans Beetween ?
Un compte-rendu dans Beetween est un document .pdf généré automatiquement ou manuellement, soit à réception d’une réponse à un questionnaire manager concernant un candidat, soit sous l’action d’un utilisateur. Il rassemble l’ensemble des réponses d’un manager à des questions données portant sur un candidat, ou bien l’ensemble des notes prises à la suite d’un entretien par exemple.
Les comptes-rendus sont stockés dans l’onglet “CV & Documents” d’une fiche candidat ; ils sont ainsi facilement accessibles et permettent de fluidifier votre processus de prise de décision. Leur format .pdf vous permet également de les télécharger et de les transmettre sans effort.
Comment paramétrer un compte-rendu dans Beetween ?
Le paramétrage d’un compte-rendu dans Beetween se fait en 3 étapes, que nous allons détailler ci-dessous.
💡 La première étape, qui consiste en la création des tags, ne vous concerne que si les tags présents dans le modèle de compte-rendu Beetween ne répondent pas à votre besoin. Sinon, vous pouvez passer directement à la deuxième étape.
1. La création des tags
Dans un premier temps, si vous souhaitez récupérer des informations spécifiques dans votre compte-rendu, qui n’existent pas déjà sous forme de tags dans Beetween, vous devez créer les tags correspondants.
⚠️ La nomenclature de vos tags est importante : veillez à ce que le libellé que vous avez choisi n’existe pas déjà dans Beetween, et à ce que l’identifiant de votre tag soit spécifique à votre structure et au questionnaire concerné.
Exemple : Un identifiant sous la forme “nomdevotrestructure.nomdevotrequestionnaire.valeurstockée” donnera “btwn.questionnaire.manager.disponibilite” pour un tag “Disponibilité du candidat” utilisé dans un questionnaire manager de Beetween.
Pour créer un tag, rendez-vous dans vos paramètres, puis dans Paramètres avancés ▶️ Gestion avancée des tags. Afin de faciliter la gestion de vos tags, nous vous conseillons de créer un nouvel onglet dans cette page pour y rassembler les tags correspondant à votre questionnaire. Pour éditer l’identifiant d’un tag, il vous suffit de cliquer sur ce dernier dans le tableau une fois votre tag créé.
Pour en savoir plus sur les tags, c’est par ici.
2. La création du questionnaire manager
Une fois vos tags créés, il vous faut les appeler dans les réponses attendues à un questionnaire manager, afin qu’ils soient bien récupérés dans le compte-rendu. Vous devez donc créer un questionnaire manager, et choisir “Tag” dans le Type de réponse de vos questions. Vous n’avez plus qu’à choisir les tags que vous venez de créer, et le tour est joué.
💡 Si vous n'avez pas eu besoin de créer vos propres tags, vous n'avez qu'à appeler les tags déjà existants dans Beetween ; présents dans le modèle de compte-rendu Beetween.
Pour en savoir plus sur les questionnaires manager, c’est par ici.
3. La personnalisation du compte-rendu
Une fois vos tags choisis et votre questionnaire manager créé, vous pouvez d’ores et déjà envoyer ce dernier à vos collaborateurs pour qu’ils y répondent, mais le .pdf généré automatiquement sera aux couleurs de Beetween, et très simplement mis en page. Vous pouvez personnaliser ce .pdf.
Pour ce faire, téléchargez le modèle de compte-rendu Beetween, et éditez-le idéalement dans Google Docs afin de conserver toutes ses fonctionnalités. Lorsque vous souhaitez faire appel à l’un des tags que vous avez créé, respectez bien la nomenclature suivante : “${identifiantdutag}” pour que la valeur de ce dernier soit récupérée dans le compte-rendu.
Une fois votre modèle de compte-rendu édité, donnez à votre document le même nom qu’à votre questionnaire (mon questionnaire s’appelle “Questionnaire Manager”, mon modèle de compte-rendu va donc également s’appeler “Questionnaire Manager”), et exportez-le au format .docx.
Enfin, rendez-vous dans vos paramètres Beetween, sur la page “Mes questionnaires” (Recrutement ▶️ Mes questionnaires), et importez votre document dans la partie “Charte questionnaire” située au bas de la page, grâce au bouton “+”, en bas à droite. Désormais, les fichiers .pdf générés à réception de réponses de vos collaborateurs prendront cette forme.
📌 Vous pouvez importer plusieurs documents du même nom : c’est le document le plus récent qui sera pris en compte.
Comment générer un compte-rendu dans Beetween ?
Comme nous l’évoquions au début de cet article, il existe deux façons de générer un compte-rendu dans Beetween :
1. L’envoi d’un questionnaire manager
Nous l’avons largement évoqué ci-dessus, mais l’envoi d’un questionnaire manager permet de générer un compte-rendu dès lors que votre collaborateur y a répondu. Pour envoyer un questionnaire manager, rendez-vous dans l’onglet “Faire suivre” d’une fiche candidat, et sélectionnez le questionnaire de votre choix lors de l’envoi de votre e-mail. Votre collaborateur recevra une invitation à y répondre, et un compte-rendu sera généré dans l’onglet “CV & Documents” dès que ce sera fait.
2. La génération directe d’un compte-rendu
Vous avez également la possibilité de générer directement un compte-rendu depuis une fiche candidat. Dans ce cas, c’est vous qui remplissez un questionnaire manager, ou compte-rendu d’entretien. Cette fonctionnalité est accessible depuis l’onglet “CV & Documents”, en cliquant sur l’icône représentant 3 points à la verticale, puis sur “Générer un compte-rendu”. Vous pouvez alors répondre vous-même au questionnaire de votre choix, et ajouter votre propre compte-rendu à la fiche du candidat.