Le RGPD oblige une gestion stricte des données personnelles récoltées. Voyons ensemble vos obligations en la matière.
Quelles sont vos obligations envers le RGPD concernant les données candidats ?Si Beetween, en tant que logiciel ATS, a des obligations de sécurisation de vos données, vous avez, de votre côté, l'obligation de gérer la modification et la suppression des données candidats. Faisons le point.
La transparence et le droit de modification
En tant que recruteur, vous avez un devoir de transparence envers les candidats en leur donnant la possibilité de consulter, modifier et de supprimer les données que vous possédez sur eux. Vous devez également les informer sur la finalité d'utilisation de ces informations.
Concernant le principe de finalité, vous n'avez globalement rien à faire, sauf sur votre site carrière. En effet, lorsqu'un candidat remplit un formulaire de candidature, il est évident que ses informations personnelles serviront à le recontacter et à étudier sa candidature. Pensez bien toutefois à rédiger une page de politque de traitement des données personnelles sur votre site carrière, ainsi que de préciser sur les formulaires que le candidat souscrit à la-dite politique s'il envoie le formulaire. Tous les jobboards précisent ce fait pour valider la candidature.
S'agissant du droit d'accès, de modification et de suppression, il peut s'exercer de diverses manières. Vous n'avez aucune obligation de donner au candidat un accès direct à ses données. Cependant, vous devez lui fournir un moyen de communication dédié pour cela, digital et/ou postal.Avec Beetween, lorsqu'un candidat postule, il reçoit automatiquement un accusé de réception de candidature (personnalisable) incluant une adresse email de contact pour exercer ses droits sur ses données personnelles. Par défaut, cet email est celui de votre compte. Cependant, vous le personnalisez aisément en vous rendant dans les Paramètres & Réponse automatique.
Contenu du message RGPD :Conformément aux dispositions de la réglementation RGPD du 25 mai 2018, vous disposez à tout moment d’un droit d’accès, de communication, de rectification, d’actualisation et de suppression des données personnelles vous concernant. Pour ce faire, merci d'envoyer votre demande à l'adresse [indiquer adresse].
La conservation des données
En complément de la transparence et du respect des volontés des candidats sur leurs données personnelles, vous avez également le devoir de ne conserver les-dites données que dans "un délai raisonnable". Du fait de la jurisprudence, nous pouvons estimer ce délai autour des 24 mois à compter de la date de dernière activité (ce délai est modifiable). A la fin de ce délai, les données candidat doivent être supprimées.
Toutes les opérations sur un dossier candidat ne modifient pas la date de dernière activité. En effet, il n'est pas souhaitable que le délai soit modifié dans le cas où vous souhaiteriez simplement laisser un commentaire dans l'historique.
Par conséquent, seules les actions suivantes impacteront la date de dernière activité :
- Fusion de la fiche avec une ou plusieurs autres fiches
- Ajout, modification ou suppression de document (CV, lettre de motivation...)
- Ajout, modification ou suppression d’une note en bref, ou note détaillée (les notes de l’historique sont exclues)
- Ajout, modification ou suppression d’un tag
- Modification de la note "étoile"
- Réponse à un avis manager générant un document PDF
- Réponse au questionnaire candidat
- Modification des coordonnées de la fiche candidat
Beetween met un place un suppression automatique à la fin de ce délai. Toutefois, vous pouvez également supprimer les profils candidats manuellement.