¿Cómo fusiono fichas de candidato manualmente si hay duplicados? ¿Qué es la fusión automática?
Es posible que existan varios registros de un mismo candidato en tu base de CV, lo que se conoce como duplicados. Estos duplicados pueden aparecer si un candidato se presenta a varias de tus vacantes, o presenta una candidatura espontánea al mismo tiempo, por ejemplo. Hay dos formas de fusionar estas fichas de candidato en Beetween.
Fusión manual
¿Cómo se reconoce un duplicado?
Beetween reconoce las fichas de candidato duplicadas por las direcciones de correo electrónico introducidas en ellas. Entonces aparece un borde naranja alrededor de la foto del candidato, acompañado de un icono que representa dos caracteres.
📌 El borde y el icono no aparecen en la primera ficha de candidato creada, sólo en las fichas posteriores detectadas como duplicadas.
Estos elementos son visibles desde la lista de candidatos a una vacante, la Base de CVs y la ficha de candidato. Además, en la ficha de candidato aparece la indicación «Actualmente en X proceso de selección».
📌 Beetween también es capaz de reconocer duplicados basándose en su número de teléfono. Esta función es opcional y debe activarse al configurar tus cuentas Beetween.
¿Cómo fusiono fichas de candidato?
Para fusionar fichas de candidatos, ve a la lista de candidatos para una vacante, a la Base de CVs o a la ficha de candidato en cuestión. Haciendo clic en el icono que representa a dos personas, puedes «Mostrar perfiles similares». Sólo tienes que seleccionarlos y hacer clic en «Fusionar» en la barra superior. Aparecerá una ventana en la que podrás confirmar tu acción, ¡y ya está!
⚠️ No se puede deshacer una fusión.
👉 Vea nuestro tutorial sobre la fusión manual. 👈
(Por ahora, este tutorial sólo está disponible en francés.)
Fusión automática
¿Cómo funciona la fusión automática?
Al configurar tus cuentas Beetween, es posible activar la fusión automática de duplicados. Si esta opción está activada, cuando recibas una candidatura cuya dirección de correo electrónico (y/o número de teléfono, si se ha configurado) ya esté presente en una ficha de candidato en tu base de CVs, las fichas se fusionarán automáticamente.
¿Cómo sé si una ficha de candidato se ha fusionado automáticamente?
Si una ficha de candidato se ha fusionado automáticamente, aparecerá durante unos segundos en la parte inferior de tu pantalla un banner indicando que «El candidato se ha fusionado automáticamente con un duplicado», y las palabras «Nueva candidatura (duplicado fusionado)» aparecerán como comentario en la pestaña «Actividades».
¿Qué ocurre con la información contenida en las fichas de candidato?
Cuando se fusiona una candidatura, se conserva la ficha de candidato más antigua. Por tanto, la información general sobre el candidato se tomará de éste, pero se conservará la información específica de las carpetas de procesos en las que estuvo presente el candidato. A continuación se muestra una tabla resumen no exhaustiva de la información sobrescrita (general) o agrupada (específica).
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Información general |
Información específica |
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📌 Algunas aclaraciones sobre cierta información:
- Origen de la candidatura: Dado que sólo se conserva un origen de candidatura durante una fusión, tus estadísticas pueden verse afectadas.
- Documentos: Si el contenido de dos documentos es idéntico, sólo se conservará uno de ellos.
*Algunos datos específicos, como las etiquetas, estarán siempre visibles en la ficha de candidato. Otros, como las notas, sólo serán accesibles haciendo clic en «Actualmente en procesos X», y luego en el proceso correspondiente. Éstas están marcadas con un asterisco en la tabla.
🔎 Enfoque en...
Navegar entre procesos
Como ya se ha mencionado, sólo se puede acceder a cierta información desde el proceso al que se refiere. Hay tres formas de navegar entre las distintas procesos en los que está presente un candidato:
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Desde la lista de candidatos a una vacante: haciendo clic en «Presente en el proceso X » ;
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Desde la Base de CVs: Haciendo clic en el nombre de la carpeta de procesos que se muestra ;
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Desde una ficha de candidato: haciendo clic en «Presente en el proceso X ».
Se mostrará la misma tabla cada vez. Si haces clic en el nombre del proceso de selección, irás directamente a la carpeta correspondiente. Haciendo clic en el icono del ojo, puedes acceder a la versión de la ficha de candidato correspondiente al proceso. También puedes mover al candidato, acceder a las etapas en las que se encuentra o eliminarlo del proceso.
Esta tabla también te permite ver, de un vistazo, las distintas etapas en las que se encuentra el candidato, los propietarios de los expedientes de contratación correspondientes, su fecha de publicación y la puntuación otorgada al candidato en cada una de ellas (también puedes modificarla directamente desde esta tabla).