Comment fusionner des fiches candidat manuellement en cas de doublon ? Qu’est-ce que la fusion automatique ?
Plusieurs fiches peuvent exister pour un seul candidat dans votre CVthèque ; il s’agit alors de doublons. Ces doublons peuvent apparaître si un candidat postule plusieurs de vos offres ; ou effectue une candidature spontanée en parallèle par exemple. Il est possible de fusionner ces fiches candidat de deux façons dans Beetween.
La fusion manuelle
Comment reconnaître un doublon ?
Beetween reconnaît les doublons de fiches candidat grâce aux adresses e-mails renseignées dans celles-ci. Un liseré orange apparaît alors autour de la photo du candidat, accompagné d’une icône représentant deux personnages.
📌 Le liseré et l’icône n’apparaissent pas sur la première fiche candidat créée, seulement sur les suivantes détectées comme des doublons.
Ces éléments sont visibles depuis la liste de candidats à une offre, la CVthèque et la fiche du candidat. De plus, une mention “Actuellement sur X recrutements” apparaît dans la fiche candidat.
📌 Beetween est également capable de reconnaître les doublons à partir de leur numéro de téléphone. Cette fonctionnalité est en option et est à activer lors de la configuration de vos comptes Beetween.
Comment fusionner des fiches candidat ?
Pour fusionner des fiches candidat, rendez-vous dans la liste de candidats à une offre, la CVthèque, ou encore la fiche du candidat concerné. En cliquant sur l’icône représentant deux personnages, vous avez la possibilité d’“Afficher les profils similaires”. Vous n’avez alors plus qu’à les sélectionner, et cliquer sur “Fusionner” dans la barre supérieure. Une fenêtre vous permettant de confirmer votre action s’affiche alors, et le tour est joué !
⚠️ Vous ne pouvez pas annuler une fusion.
👉 Visionnez notre tutoriel sur la fusion manuelle ! 👈
La fusion automatique
Comment fonctionne la fusion automatique ?
Lors de la configuration de vos comptes Beetween, il est possible d’activer la fusion automatique des doublons. Si cette option est activée, lorsque vous recevrez une candidature dont l’adresse e-mail (et/ou le numéro de téléphone, si cela a été configuré) est déjà présente dans une fiche candidat de votre CVthèque, les fiches seront fusionnées automatiquement.
Comment savoir si une fiche candidat a été fusionnée automatiquement ?
Si une fiche candidat est issue de la fusion automatique, un bandeau indiquant que “Le candidat a été fusionné automatiquement avec un doublon” s’affiche quelques secondes au bas de votre écran, et la mention “Nouvelle candidature (doublon fusionné)” apparaît sous forme de commentaire dans l’onglet “Activités”.
Que deviennent les informations contenues dans les fiches candidat ?
Lors d’une fusion, c’est la fiche candidat la plus ancienne qui est conservée. Les informations générales concernant ce candidat seront donc issues de cette dernière, mais les informations spécifiques aux dossiers de recrutement dans lesquels il était présent seront conservées. Ci-dessous, un tableau récapitulatif, non-exhaustif, des informations écrasées (générales) ou regroupées (spécifiques).
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Informations générales |
Informations spécifiques |
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📌 Quelques précisions concernant certaines informations :
- Source de la candidature : Puisque, lors d’une fusion, seule une source de candidature est conservée, vos statistiques peuvent en être impactées.
- Documents : Si le contenu de deux documents est identique, alors, un seul d’entre eux sera conservé.
*Certaines informations spécifiques, comme les tags, seront toujours visibles sur la fiche candidat. D’autres, comme les notes, ne seront accessibles qu’en cliquant sur “Actuellement dans X recrutements”, puis sur le recrutement correspondant. Ces dernières sont marquées d’un astérisque dans le tableau.
🔎 Zoom sur...
La navigation entre les recrutements
Comme nous l’évoquions ci-dessus, certaines informations ne sont accessibles que depuis le recrutement auquel elles sont rattachées. Vous disposez de trois façons de naviguer entre les différents recrutements où est présent un candidat :
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Depuis la liste des candidats à une offre : En cliquant sur la mention “Présent dans X recrutements” ;
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Depuis la CVthèque : En cliquant sur le nom du dossier de recrutement qui s’affiche ;
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Depuis une fiche candidat : En cliquant sur la mention “Actuellement dans X recrutements”.
Le même tableau s’affichera alors à chaque fois. En cliquant sur le nom du recrutement, vous accédez directement au dossier correspondant. En cliquant sur l’icône en forme d'œil, vous accédez à la version de la fiche candidat correspondant au recrutement. Vous pouvez également déplacer le candidat, accéder aux étapes dans lesquelles il se trouve, ou encore l’en retirer.
Ce tableau vous permet également de prendre connaissance, en un coup d’œil, des différentes étapes dans lesquelles est présent le candidat, des propriétaires des dossiers de recrutement concernés, de leur date de publication, et de la note qui a été attribuée au candidat pour chacun d’eux (vous pouvez d’ailleurs la modifier directement depuis ce tableau).