1ers pas #2 : Organiser un recrutement de A à Z

2ème chapitre de notre guide du débutant : Organisez votre 1er recrutement

Créer un recrutement

Lorsque vous vous connectez sur votre plateforme Beetween, vous arrivez automatiquement sur le tableau de bord de vos recrutements.

En un clin d’œil, ce tableau de bord vous fournira un état des lieux complet de vos recrutements en cours. Nous reviendrons sur ce tableau dans le chapitre "Gérer les candidatures".

Tous les candidats que vous souhaiterez enregistrer dans Beetween devront obligatoirement être associés à un recrutement.

Pour créer un recrutement, rien de plus simple. Dans la page “Recrutements”, cliquez sur “Créer un recrutement”. Donnez le nom souhaité et validez. À cette étape, vous avez la possibilité d'associer le dossier à un répertoire en sélectionnant un répertoire existant ou en le créant.

Vous pouvez également sélectionner l’agence pour laquelle vous recrutez (le cas échéant) et choisir les étapes de recrutement (par défaut, “Tout sélectionner” est coché, car c’est le cas le plus fréquent).

🎮 Exemple pratique :

Créons un nouveau recrutement “Développeur Full Stack”, et plaçons-le dans le dans le nouveau répertoire "Dossier 2" :

Tableau de bord de votre recrutement

Une fois votre recrutement créé, vous arrivez sur cette page. Détaillons ensemble les actions possibles :

1. En cliquant sur le menu à droite du titre (nom de votre recrutement), vous pouvez renommer le recrutement, le changer de répertoire, changer sa date de création (si vous en avez les droits), l’archiver ou le restaurer (s’il était archivé).
   Attention, archiver un recrutement dépubliera toutes les annonces qui lui sont liées ! En effet, archiver revient à clôturer un recrutement.
   En cliquant sur le drapeau à gauche du titre (nom de votre recrutement), les étapes de votre recrutement s’affichent. Vous pouvez les cacher à nouveau en cliquant sur la double-flèche qui est apparue à la place du drapeau.
2. Offres d’emploi : Il s’agit de la vue par défaut, sur laquelle nous sommes actuellement. Elle comprend les notes et documents, les annonces correspondant au recrutement et l’adresse e-mail de ce dernier.
   Notes et documents : Les notes vous permettent d’attacher une description au recrutement. Vous pouvez également y ajouter des documents. Ces fonctionnalités sont d’autant plus pratiques lorsque vous travaillez en mode collaboratif.
   Offres d’emploi : Cette section liste les offres d’emploi correspondant au recrutement, ainsi que leur statut et certaines de leurs caractéristiques. Elle vous permet également de créer une annonce ou encore de rechercher des candidats via le sourcing, mais nous y reviendrons plus tard. En cliquant sur le statut de votre offre (“Publiée” par exemple), vous pouvez accéder à son rapport de publication : nous en parlons plus en détails dans cet article.
   Adresse e-mail du recrutement : Si vous publiez une annonce, cette adresse e-mail sera automatiquement transmise aux sites de diffusion et servira d’e-mail réceptionnaire des candidatures. Avoir accès à cette adresse e-mail est très intéressant si vous paramétrez vous-même un site carrière ou s’il s’agit de votre dossier de candidatures spontanées.
3. Sourcing : Cet onglet vous permet de rechercher des profils pour une annonce dans différentes CVthèques. Nous reviendrons en détails sur le sourcing dans d’autres articles.
4. Import CVs : Cet onglet vous permet, par simple glisser-déposer, d’enregistrer des nouveaux candidats dans Beetween. Nous reverrons les différentes manières d’importer les candidats dans le chapitre "Organiser sa CVthèque".
5. Questionnaire : Cette fonctionnalité demandant une configuration Premium, uniquement disponible dans la formule Gold, nous ne développerons pas cette partie ici.
6. Statistiques : Elles vous permettront de bien gérer vos futurs recrutement en étudiant les embauches réalisées et surtout les sources principales de vos candidats (réponse à annonce, par quel site de diffusion, candidature spontanée…).
7. Partage : Avec Beetween, vous pouvez travailler en collaboration, et donc partager vos recrutements avec une ou des tierce(s) personne(s). Cliquez sur le bouton arborant un “+” (Nouveau partage), renseignez le type de partage (à un Utilisateur ou à un Groupe), l’adresse e-mail de l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs le cas échéant, et choisissez les droits de ce (ces) dernier(s) : Propriétaire, Administrateur, Intervenant ou Lecture Seule.
8. Tags : L'onglet “Tags” d'un recrutement vous permet d'ajouter une valeur associée à un tag dans toutes les candidatures arrivant dans ce dossier de recrutement.
9. Documents : Cet onglet rassemble les différents documents rattachés au recrutement.
10. Accusé de réception : Cet onglet vous permet de consulter, de rédiger/modifier, d’activer/de désactiver (si vous en avez les droits) ou de tester les e-mails que recevront les candidats lorsqu’ils postuleront à une annonce, qu’elle soit publiée, expirée ou encore qu’elle comprenne un questionnaire.

Le travail collaboratif

Si vous recrutez de manière collaborative, il est préférable de donner accès au recrutement concerné à toutes les parties prenantes à la décision concernant la sélection et l’embauche. Cela permettra de centraliser toutes les informations liées au candidat.

Les différents pouvoirs

Lorsque vous partagez un recrutement, vous avez le choix entre différents niveaux de pouvoir :

• Administrateur : pouvoir de modification et de suppression sur tout le recrutement et ce qu’il contient.
• Intervenant : pouvoir de modification des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement.
• Lecture seule : pouvoir de consultation seule des annonces et des fiches candidats contenues dans le recrutement.

2 cas possibles :

 

• L’adresse e-mail est celle d’un autre utilisateur de Beetween : Les candidats présents dans le recrutement seront également visibles dans la CVthèque de cet autre utilisateur.

• L’adresse e-mail est inconnue de Beetween : La plateforme vous en informera et vous proposera de l’enregistrer comme utilisateur gratuit. Ses possibilités seront alors plus limitées mais il pourra tout de même, si vous lui avez donné les droits "Intervenant" au minimum, modifier les fiches candidats (documents, notes…).

Pour aller plus loin...

👉 Bonne pratique #1 : Créer un dossier séparé pour les candidatures spontanées

Vous avez un formulaire de candidature spontanée sur votre site web ? Autant recevoir les candidatures directement dans Beetween !

Pour ce faire, allez dans “Recrutements” et cliquez sur le bouton “Créer un recrutement”. Donnez-lui un nom et validez.

Utiliser un recrutement séparé revêt plusieurs avantages :

• En utilisant l’adresse e-mail du dossier de recrutement, vous recevrez les fiches candidats directement dans Beetween.
• Vous aurez accès aux statistiques liées aux candidatures spontanées.

Vous souhaitez que la source de ces candidatures spontanées soit correctement nommée ?

Imaginons que l’adresse e-mail du dossier de recrutement soit job-ref-neg1s0biy9@emploi.beetween.com :

• Avec envoi d’accusé de réception de candidature :
  Si vous ajoutez le code 80 avant le @ (job-ref-neg1s0biy980@emploi.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée”, et votre e-mail d’accusé de réception de candidature sera automatiquement envoyé aux candidats.
• Sans envoi d’accusé de réception de candidature :
  Si vous ajoutez le code 81 avant le @ (job-ref-neg1s0biy981@emploi.beetween.com), les candidatures entrantes seront réceptionnées comme ayant pour source “Candidature spontanée”, et aucun e-mail d’accusé de réception de candidature ne sera envoyé automatiquement. Vous pourrez en envoyer un après coup, si intérêt.

👉 Bonne pratique #2 : Créer des répertoires de dossiers de recrutements

Vous pouvez créer des répertoires afin de ranger vos recrutements par type comme il l'est dit dans le premier exemple.

Une fois un dossier de recrutement associé à un répertoire, vous avez toujours la possibilité de le modifier en le sélectionnant via sa case à cocher et en choisissant “Changer de répertoire” parmi les options qui s’affichent alors. Cette action vous permet également de créer un nouveau répertoire.

🎮 Exemple pratique :

Nous souhaitons que notre dossier de recrutement "Développeur Full Stack" soit déplacé dans le répertoire "Dossier 1" :

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