Primeros pasos #2: Organizar un proceso de contratación de A a Z

2º capítulo de nuestra guía para principiantes : Organiza tu 1er proceso de contratación

Crear un proceso de contratación

Cuando te conectes a tu plataforma Beetween, accederás automáticamente a tu dashboard de procesos de contratación.

En un abrir y cerrar de ojos, este dashboard te dará una visión completa de tus procesos en curso. Volveremos sobre este panel en el capítulo «Gestionar candidaturas».

Todos los candidatos que desees registrar en Beetween deben estar asociados a un proceso de contratación.

Crear un proceso es muy sencillo. En la página «Procesos», haz clic en «Crear una contratación». Introduce el nombre deseado y confirma. En esta etapa, puedes asociar la contratación a un directorio seleccionando un directorio existente o creando uno.

También puedes seleccionar la agencia para la que estás contratando (si procede) y elegir las etapas de la contratación (por defecto, está marcada la opción «Seleccionar todas», ya que es el caso más frecuente).

🚀 Consejo de uso:
Pon un nombre que corresponda al tipo de perfil que buscas o al tipo de puesto ofrecido.

🎮 Ejemplo práctico:
Vamos a crear un nuevo proceso de contratación «Full Stack Developer», y lo colocamos en el nuevo directorio «Carpeta 2» :

📌 ¡Es bueno saberlo!
Para que te resulte más fácil orientarte más adelante, también puedes establecer un nivel de prioridad. La prioridad se establece en 1 (el nivel más alto) cuando la creas. Para cambiarla, sólo tienes que seleccionar la línea y hacer clic en «Cambiar prioridad».

Dashboard de tu proceso de contratación

Una vez que hayas creado tu proceso de contratación, accederás a esta página. Veamos las acciones que puedes realizar:

Haciendo clic en el menú a la derecha del título (nombre de tu reclutamiento), puedes renombrar el reclutamiento, cambiar su directorio, cambiar su fecha de creación (si tienes los derechos), archivarlo o restaurarlo (si fue archivado).
Ten cuidado, ¡archivar un proceso de contratación anulará la publicación de todos los anuncios vinculados a él! De hecho, archivar equivale a cerrar una contratación.
Haz clic en la bandera a la izquierda del título (el nombre de tu contratación) para mostrar las etapas de tu proceso de contratación. Puedes ocultarlas de nuevo haciendo clic en la doble flecha que ha aparecido en lugar de la bandera.
Ofertas de empleo: Esta es la vista por defecto, en la que nos encontramos en este momento. Incluye las notas y documentos, los anuncios correspondientes a la contratación y la dirección de correo electrónico de la contratación.
Notas y documentos: Las notas te permiten adjuntar una descripción a la contratación. También puedes añadir documentos. Estas funcionalidades son especialmente útiles cuando trabajas en modo colaborativo.
Ofertas deempleo: Esta sección enumera las ofertas de empleo correspondientes al proceso, así como su estado y algunas de sus características. También te permite crear un anuncio o buscar candidatos mediante sourcing, pero volveremos sobre ello más adelante. Haciendo clic en el estado de tu vacante («Publicada», por ejemplo), puedes acceder a su informe de publicación: hablaremos de ello con más detalle en este artículo.
Dirección de correo electrónico de contratación: Si publicas un anuncio, esta dirección de correo electrónico se enviará automáticamente a los sitios de distribución y se utilizará para recibir candidaturas. Tener acceso a esta dirección de correo electrónico es muy útil si tú mismo creas un career site o si se trata de tu archivo de candidaturas espontáneas.
Sourcing: Esta pestaña te permite buscar perfiles para un anuncio en varias Bases de CVs. Volveremos al sourcing en detalle en otros artículos.
Importar CV: Esta pestaña te permite simplemente arrastrar y soltar nuevos candidatos en Beetween. Veremos las distintas formas de importar candidatos en el capítulo «Organizar tu Base de CVs».
Formulario: Como esta funcionalidad requiere una configuración Premium y sólo está disponible en el paquete Oro, no entraremos en detalles aquí.
Reporting: Te permitirán tomar decisiones para tus futuros procesos estudiando las contrataciones realizadas y, sobre todo, las principales fuentes de tus candidatos (respuesta a un anuncio, a través de qué sitio de distribución, candidaturas espontáneas, etc.).
Compartir: Con Beetween, puedes trabajar en colaboración y, por tanto, compartir tu proceso de contratación con uno o varios terceros. Haz clic en el botón con un «+» (Nuevo compartir), introduce el tipo de compartir (a un Usuario o a un Grupo), la dirección de correo electrónico del usuario o grupo de usuarios si procede, y elige los derechos del usuario o usuarios: Propietario, Administrador, Interventor o Sólo lectura.
Etiquetas: La pestaña «Etiquetas» de un proceso de selección te permite añadir un valor asociado a una etiqueta a todas las candidaturas que lleguen a esta carpeta de procesos.
Documentos : Esta pestaña contiene los distintos documentos relacionados con el proceso de contratación.
Confirmación de recepción: Esta pestaña te permite ver, escribir/modificar, activar/desactivar (si tienes los derechos) o probar los correos electrónicos que recibirán los candidatos cuando se presenten a un anuncio, ya sea publicado, caducado o que incluya un formulario.

Le travail collaboratif

Si vous recrutez de manière collaborative, il est préférable de donner accès au recrutement concerné à toutes les parties prenantes à la décision concernant la sélection et l’embauche. Cela permettra de centraliser toutes les informations liées au candidat.

Los distintos poderes

Cuando compartes un proceso de contratación, puedes elegir entre distintos niveles de autoridad:
- Administrador: poder para modificar y eliminar todo el proceso de contratación y su contenido.
- Participante: poder para modificar los anuncios y las fichas de candidato contenidas en el proceso de contratación.
- Sólo lectura: poder para ver únicamente los anuncios y las fichas de candidato contenidos en el proceso.

2 casos posibles:

La dirección de correo electrónico es la de otro usuario de Beetween: los candidatos presentes en el proceso de selección también serán visibles en la Base de CVs de este otro usuario.
La dirección de correo electrónico es desconocida para Beetween: la plataforma te informará de ello y te ofrecerá registrar al usuario como usuario gratuito. Sus posibilidades serán entonces más limitadas, pero aún podrá modificar fichas de candidato (documentos, notas, etc.) si le has concedido al menos derechos de «Colaborador».

Para saber más...

👉 Buena práctica nº 1: Crear un archivo separado para las candidaturas espontáneas

¿Tienes un formulario de candidatura espontánea en tu sitio web? ¡Podrías recibir las candidaturas directamente en Beetween!

Para ello, ve a «Contratación» y haz clic en el botón «Crear una contratación». Dale un nombre y confírmalo.

Utilizar un proceso de selección independiente tiene varias ventajas:

Al utilizar la dirección de correo electrónico de la ficha de contratación, recibirás las fichas de candidato directamente en Beetween.
Tendrás acceso a las estadísticas relativas a las candidaturas espontáneas.

¿Quieres que la fuente de estas candidaturas espontáneas se denomine correctamente?

Imaginemos que la dirección de correo electrónico de las carpetas de procesos es job-ref-neg1s0biy9@emploi.beetween.com:

Con confirmación de la recepción de la candidatura :
Si añades el código 80 antes de la @ (job-ref-neg1s0biy980@emploi.beetween.com), las candidaturas entrantes se recibirán como si tuvieran como origen «Candidatura espontánea», y tu correo electrónico de confirmación de la candidatura se enviará automáticamente a los candidatos.
Sin enviar confirmación de la recepción de la candidatura :
Si añades el código 81 antes de la @ (job-ref-neg1s0biy981@emploi.beetween.com), las candidaturas entrantes se recibirán como «Candidatura no solicitada», y no se enviará automáticamente ningún correo electrónico de confirmación de la recepción. Puedes enviar uno después, si estás interesado.

👉 Buena práctica nº 2: Crear directorios de carpetas de procesos

Puedes crear directorios para organizar tus procesos de selección por tipo, como se describe en el primer ejemplo.

Una vez asociada una carpeta de contratación a un directorio, siempre tienes la opción de modificarlo seleccionándolo a través de su casilla de verificación y eligiendo «Cambiar directorio» entre las opciones que se muestran a continuación. Esta acción también te permite crear un directorio nuevo.

🎮 Ejemplo práctico:

Queremos que nuestra carpeta de contratación «Full Stack Developer» se traslade al directorio «Carpeta 1»:

⬅️ 1eros pasos #1: Introducción a Beetween
1eros pasos #3: Organiza tu base de CV ➡️