6ème chapitre de notre guide du débutant : Echangez avec les candidats sur tous les supports (email, vidéo, sms...).
Les différents mode de communication
Communiquer par e-mail
A l’heure où la grande majorité des candidats ont un smartphone, communiquer par e-mail est un moyen sûr et rapide de les joindre.
Comme nous l’avons vu, vous pouvez envoyer des e-mails à un ou plusieurs candidats en quelques clics.
Les fiches candidats conservent en mémoire la totalité des échanges par e-mails.
Vous pouvez choisir de rajouter une tierce personne en copie (CC ou CCI - copie cachée), ainsi que de vous envoyer une copie de l’e-mail sur votre boîte e-mail.
Si vous avez déjà créé des modèles d’e-mail, vous pourrez également partir d’un modèle en le sélectionnant dans la liste. Pour en savoir plus sur les modèles d’e-mails, consultez notre Bonne pratique #7 en fin d’article.
Les e-mails peuvent contenir des variables. L’usage des variables rend le contenu dynamique.
Ainsi, par exemple, si j’utilise la variable {firstname}, lors de son envoi, l’e-mail sera modifié en remplaçant {{firstname}} par le prénom du candidat.
Liste des variables utilisables :
- {{firstname}} : Prénom du candidat
- {{lastname}} : Nom de famille du candidat
- {{job}} : Poste candidaté
- {{recruitment}} : Nom de votre dossier de recrutement
L’entretien physique
Tout processus d’embauche prévoit, à un moment donné, de convier le candidat à un entretien. L’onglet Entretien vous permet d’envoyer une invitation à un entretien tout en historisant l’échange dans le dossier du candidat.
Le candidat recevra un e-mail dans lequel il pourra valider ou non sa présence à l’entretien.
L’entretien vidéo
La proposition d’entretien vidéo (visioconférence) est envoyée de la même manière qu’une proposition d’entretien physique.
Toutefois, pour que cette fonctionnalité soit opérationnelle, nos services doivent configurer votre compte. En effet, Beetween est partenaire de Whereby pour les entretiens vidéos. Vous devez donc en 1er lieu créer un compte chez WhereBy avant de contacter nos services.
Une fois fait, vous devrez faire la demande au service support qui se chargera de paramétrer votre compte Beetween.
🚩 Seuls les utilisateurs administrateurs ont la possibilité de contacter le support.
Notes et comptes-rendus d’entretien
Dans les encarts à votre disposition pour chaque candidat et chaque recrutement, vous pouvez annoter les informations importantes du candidat, du poste...
Ces informations ne seront pas visibles par les candidats :
Il s’agit juste de pouvoir annoter des informations qui pourront servir aux recruteurs qui auront accès à ce dossier ou à ce candidat.
Cela vous permettra de retrouver un candidat grâce au contenu de ces annotations lors d'une recherche via la barre de recherche.
Par défaut, Beetween vous met à disposition 4 modèles de prise de notes : Profil, Autres informations, Compte rendu entretien et Avis pour le poste.
Les 4 trames sont entièrement personnalisables dans Paramètres & Trame de prise de notes.
De même, vous pouvez créer d’autres modèles, autant que vous jugerez nécessaire.
Pour revenir aux trames par défaut, cliquez sur le bouton Réinitialiser.
Attention, cela supprimera TOUTES les trames que vous aurez créées.
Pour aller plus loin...
👉 Bonne pratique #7 : Créer différents modèles d’e-mail
Une autre manière de rester efficace dans ses communications est de créer des modèles d’e-mails.
Rendez-vous dans Paramètres & Modèles d’e-mail.
Une fois fois votre texte rédigé, cliquez sur “Enregistrer comme modèle”. Donnez un nom au modèle et cliquez sur “Créer le modèle”.
Vous pourrez, dans le même menu, modifier par la suite votre modèle. Pour ce faire, modifiez votre texte et cliquez sur “Mettre à jour”.
Pour supprimer, renommer ou télécharger votre modèle, il vous suffira de cliquer sur la roue dentée.
Si vous avez une licence administrateur, vous avez la possibilité de modifier l'ensemble des modèles d'e-mail de vos collaborateurs.
🎮 Exercice pratique :
Créons ensemble 3 modèles qui vous seront particulièrement utiles pour la suite de vos recrutements. N'hésitez pas à les personnaliser !
Candidature Refusée suite à une candidature spontanée
OBJET : Réponse à candidature - My Digital Corp
Cher ,
Nous faisons suite à votre candidature spontanée. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à My Digital Corp.
Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande, ne disposant pas dans l’immédiat, de poste correspondant à votre profil.
Nous nous permettons toutefois, sauf avis contraire de votre part, de conserver votre curriculum vitae, afin de pouvoir vous contacter si un poste susceptible de vous intéresser venait à se présenter.
Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche. Nous vous prions d’agréer, {{firstname}}, l’expression de nos sentiments respectueux.
L'équipe My Digital Corp
Candidature Refusée suite réponse à une offre d'emploi
OBJET : Réponse à candidature - {{job}} - My Digital Corp
Cher {{firstname}},
Vous avez candidaté pour le poste de {{job}} et nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à My Digital Corp.
Cependant, malgré l’intérêt que suscite votre candidature, nous sommes au regret de ne pas pouvoir répondre favorablement à votre demande.
Nous nous permettons toutefois, sauf avis contraire de votre part, de conserver votre curriculum vitae, afin de pouvoir vous contacter si un poste susceptible de vous intéresser venait à se présenter.
Nous vous souhaitons une pleine réussite dans votre recherche. Nous vous prions d’agréer, {{firstname}}, l’expression de nos sentiments respectueux.
L'équipe My Digital Corp
Candidature Acceptée (proposition d'entretien) suite réponse à une offre d'emploi
OBJET : Candidature à {{job}} - Proposition d'entretien - My Digital Corp
Cher {{firstname}},
Votre candidature au poste de {{job}} au sein de notre société a retenu toute notre attention et nous souhaiterions vous rencontrer.
Afin de faire plus ample connaissance, nous vous proposons un entretien dans nos locaux situés :
1 place de la Mairie
35000 RennesNous vous prions de bien vouloir nous confirmer votre présence à ce rendez-vous par les boutons ci-dessous.
Dans l’attente de vous rencontrer,
Nous vous souhaitons une excellente fin de journée.
L'équipe My Digital Corp