Comment faciliter la coopération entre vos différentes équipes lors de la gestion du recrutement ? Mode d'emploi.
Le principe d'agence
Le principe d'une agence est de pouvoir lier les utilisateurs en fonction de l'organisation de votre entreprise, c'est à dire de pouvoir reproduire l'organigramme de votre société dans votre logiciel.
Le but est donc de faciliter la coopération entre vos différentes équipes lors de la gestion du recrutement.
💡 Si vous souhaitez rassembler des utilisateurs de manière plus flexible sans représenter votre organisation, vous pouvez utiliser les groupes.
L'intérêt de créer des agences
Les agences ont pour objectif de simplifier la coopération lors de votre processus de recrutement. Vous pourrez par exemple recruter au nom d'une agence, c'est à dire créer un recrutement avec les configurations de l'agence, et non vos propres configurations (jobboards favoris, adresses d'expéditeurs, informations d'offres d'emploi pré-remplies, etc.).
Les agences peuvent représenter les entités, services, départements ou marques de votre société. On y associe ainsi notamment la localisation des annonces et la liste des jobboards de diffusion.
Exemple d'utilisation d'une agence
Paramétrage de l'agence
Pour créer une agence, rendez-vous dans Paramètres > Configuration des comptes > Agences.
Sur cette page, vous pouvez créer une agence grâce au bouton "+ Nouvelle Agence" en haut à droite. Vous pouvez aussi modifier ou supprimer vos agences grâce aux menus "..." de la colonne "Actions". Enfin, vous avez la possibilité de modifier les informations liées à une agence en cliquant sur son nom.
Création de l'agence
Pour créer une agence, cliquez sur le bouton "+ Nouvelle agence". Une pop-up s'affiche alors, et vous pouvez renseigner le nom de l'agence. Vous avez la possibilité de copier la configuration d'une agence existante.
Une fois l'agence créée, vous arrivez sur sa page de configuration, qui est composée de 3 onglets : "Utilisateurs", "Descriptif" et "Adresses d'expédition".
Ajouter un utilisateur à l'agence
Dans l'onglet "Utilisateurs", cliquez sur le bouton "Nouvel utilisateur", et choisissez la personne que vous souhaitez ajouter à l'agence.
Vous avez également la possibilité d'associer des groupes d'utilisateurs. Pour cela, cliquez sur "Nouveau groupe", et choisissez le groupe à associer.
Descriptif de l'agence
Dans le deuxième onglet ; "Descriptif", vous pouvez renseigner les informations importantes en lien avec cette agence : description, adresse postale, raison sociale, numéro SIRET, logo associé, etc. Renseigner ces différents champs permet de pré-remplir les offres d'emploi rédigées pour cette agence.
💡 Associer un logo à l'agence vous permettra de différencier vos offres d'emploi les unes des autres : une fois diffusées, elles ne s'afficheront plus avec le logo générique de votre société ; mais avec le logo de l'agence correspondante.
Adresses d'expédition
L'onglet "Adresses d'expédition" permet de paramétrer le nom de l'expéditeur et l'adresse e-mail au travers desquels l'agence va envoyer les différents accusés de réception, e-mails automatiques et e-mails.
Accusés de réception et e-mails automatiques
Si les informations concernant les accusés de réception et les e-mails automatiques ne sont pas renseignées, ce sont le nom de l'expéditeur et l'adresse e-mail du compte utilisateur par défaut qui seront utilisés.
E-mails
Lors de l'envoi d'un e-mail, les informations d'expédition seront remplies par défaut, mais resteront modifiables.
Expéditeur(s) complémentaire(s)
Vous avez la possibilité dans cet onglet d'ajouter des contacts supplémentaires, afin de les ajouter à la liste des expéditeurs lors de l'envoi d'un e-mail.
Associer un recrutement à une agence
Lors de la création d'un recrutement, vous avez la possibilité d'associer ce dernier à une agence. Vous pourrez ensuite retrouver l'agence choisie sous le nom du dossier de recrutement dans votre tableau.
💡 Aucune agence ne vous est proposée lorsque vous créez un recrutement ? Rapprochez-vous de votre administrateur société pour vous assurer de bien avoir été ajouté.e à une agence.
💡 Lorsque vous vous rendez dans un dossier de recrutement, s'il est associé à une agence, le nom de cette dernière s'affiche sous celui du recrutement concerné, aux côtés de sa date de création et du nom de son propriétaire.
