1er chapitre de notre guide du débutant : découvrez l'interface de votre logiciel de recrutement Beetween.
Commençons par prendre en main votre nouvelle plateforme de recrutement digital. Faisons un petit tour d’horizon des différents menus.
Le Tableau de bord
Dès votre connexion sur Beetween, vous arrivez sur cette page. Il s’agit de votre tableau de bord principal. Elle vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur vos recrutements en cours, vos notifications et vos tâches.
Le Tableau mes recrutements
L'onglet Recrutements vous permet d'arriver sur cette page.
Qu’est-ce qu’un recrutement ?
Les Recrutements sont des campagnes mises en place dans le but d’embaucher. Chaque recrutement peut accueillir 1 ou plusieurs annonces.
Dans votre tableau de bord, les recrutements sont classés par ordre de priorité. Dans chaque priorité, les recrutements sont classés par ordre alphabétique.
Les priorités
Chaque recrutement se voit associer, dès sa création, un niveau de priorité allant de 1 (le plus important) à 5.
Vous pouvez modifier ces niveaux de priorités à tout moment en sélectionnant la ligne (ou plusieurs lignes) puis en cliquant sur “Changer de priorité”.
Pour information, les priorités de niveau 5 ne sont pas comptabilisées dans vos statistiques. Nous reviendrons sur les priorités dans le chapitre ‘Organiser son recrutement’.
Le processus de recrutement
Un recrutement se déroule sur plusieurs étapes, allant de la réception de la candidature à l’embauche.
Toutes les étapes sont déjà prévues dans votre workflow.
Ma CVthèque
La CVthèque reprend l’intégralité des talents enregistrés dans votre plateforme, qu’ils aient été importés manuellement ou enregistrés suite à une candidature à une offre d’emploi.
Dans cette vue, vous accédez en un clin d’oeil aux informations principales de chaque talent : photo de profil, nom et prénom, e-mail et téléphone, documents principaux, notes en bref.
Vous pouvez également, sans entrer dans la fiche, consulter les documents en cliquant sur le bouton Cv & Documents.
En cas de doublon de fiches, une petite icône orange sera visible à côté du nom. Nous reviendrons plus tard sur la gestion des doublons.
Statistiques
Beetween met à votre disposition plusieurs statistiques pour vous aider à mieux gérer vos recrutements.
Vous retrouvez notamment :
- Une vue d’ensemble sur vos recrutements en cours
- Une analyse des sources de CVs
- Votre délai moyen de recrutement
- La typologie des candidats embauchés
Besoin d’aide
Dans notre rubrique “Besoin d’aide”, vous pouvez activer (ou désactiver) des bulles d’informations sur les différents items de chaque vue. Nous vous conseillons de l’activer afin de vous guider dans vos premiers pas sur Beetween.
Vous pouvez également interroger notre base de données d’aide en ligne par ce biais ainsi qu’accéder à nos tutoriels vidéos.
🚩 Seuls les utilisateurs administrateurs ont la possibilité de contacter le support par cette rubrique.
Paramètres
Dans le menu Paramètres, vous pourrez enregistrer plusieurs personnalisations.
Profil
Vous pouvez ici modifier vos nom et prénom, le nom de votre société, votre pays de résidence, la langue de votre interface (français ou anglais) ainsi que que votre mot de passe. A noter que la modification du mot de passe ne peut se faire que si vous connaissez le mot de passe actuel du compte. Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, déconnectez-vous et cliquez sur “Mot de passe oublié”.
Vous ne pourrez effectuer aucune modification sur votre adresse e-mail ou sur votre type de compte. Seul un administrateur peut effectuer cette manipulation.
NDS : Pour les formules FREE, START et PRO, la modification de votre adresse e-mail utilisateur ne pourra se faire que par notre support technique.
Réponses automatiques
Votre logiciel de recrutement Beetween prévoit de base des accusés de réception automatique. Dans cet onglet vous pouvez les personnaliser.
Une bonne pratique est de personnaliser ces e-mails afin qu’ils reflètent votre marque employeur. Afin de pousser la personnalisation de l’e-mail, vous pouvez utiliser des variables :
- {{firstname}} : Prénom du candidat
- {{lastname}} : Nom de famille du candidat
- {{job}} : Poste candidaté
- {{recruitment}} : Nom de votre dossier de recrutement
Le ton utilisé dans ces e-mails doit être en accord avec le ton utilisé dans vos offres, sur votre espace carrière, et sur tous vos autres supports de communication pour que votre marque employeur garde toute sa cohérence.
CNIL/RGPD
Le RGPD (Règlement Européen pour la Protection des Données) vous demande de fournir aux candidats la possibilité d’exercer leur droit d’accès, de rectification et de suppression sur toutes les données que vous possédez les concernant.
A ce titre, vous devez leur fournir un contact afin d’en faire la demande. L’e-mail enregistré par défaut est celui de votre compte. Vous pouvez ici le modifier pour un autre.
Expiration des profils
Une autre obligation du RGPD est la suppression automatique des données passé un délai de 24 mois pour un candidat considéré comme inactif (délai préconisé par la CNIL).
Carnet d’adresses
Le carnet d’adresses reprend l’ensemble des adresses e-mail précédemment utilisées sur votre compte Beetween. Ainsi, vous retrouvez dans la liste votre e-mail de connexion mais également toutes les adresses e-mail utilisées lors d’un ‘Faire suivre’ sur une candidature.
Modèles d’e-mail, Modèles d’annonces & Trame de prise de notes
Vous pouvez ici créer, modifier et supprimer vos différents modèles. Nous reviendrons en détail plus tard sur ces items et leur intérêt.
Notifications
Beetween peut générer un bilan de vos recrutements en cours que vous choisissez de recevoir (ou non). Ce bilan peut être quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Des notifications en temps réel peuvent aussi être activées ou désactivées dans les paramètres.
Recruter avec méthode
Afin de recruter de manière efficace, il est nécessaire d’organiser son activité de recrutement.
Nous allons suivre au cours de cette formation rapide les étapes essentielles :
- Créer un recrutement
- Gérer une CVthèque
- Publier une annonce
- Gérer les candidatures
- Échanger avec les candidats
- Clôturer ou suspendre un recrutement
Au fur et à mesure, nous vous donnerons des bonnes pratiques et des astuces pour que votre expérience sur Beetween soit la plus agréable possible.
Ce tutoriel complet se basera sur le cas pratique d’une agence digitale cherchant à développer son activité, donc ayant des nécessités de recrutement en développeurs et en commerciaux.
Nous ne verrons pas l’intégralité des fonctionnalités de Beetween (elles sont trop nombreuses) dans notre tutoriel, seulement celles qui vous rendront totalement autonome sur la gestion de vos recrutements.