Le questionnaire candidat Beetween

Le questionnaire candidat pré-qualifie automatiquement pour vous les profils et permet un gain de temps considérable dans la sélection des profils.

Qualifier les talents lors de leur candidature fait partie des tâches chronophages mais essentielles dans un processus de recrutement. En effet, il est indispensable pour un recruteur de pouvoir, en un clin d’œil, accéder à une vue récapitulative du profil candidat, de manière à facilement sélectionner ceux à recevoir en entretien. Le questionnaire candidat Beetween est là pour ça. Voyons ensemble comment procéder.

Qu'est-ce qu'un questionnaire candidat ?

Un questionnaire candidat est un questionnaire envoyé au candidat afin d'obtenir un complément d'informations rapide, permettant ainsi de pré-qualifier automatiquement la fiche du talent. Il peut être envoyé manuellement, ou automatiquement dès réception de la candidature. Le questionnaire de recrutement peut être envoyé par e-mail ou par SMS (le questionnaire SMS est cependant plus limité en nombre de questions).

À réception des réponses du candidat, les informations seront stockées dans des tags dont certains peuvent être accessibles en accès rapide dans le visuel de votre CVthèque. Ainsi, ces informations seront prises en compte lorsque vous utiliserez la recherche. De fait, si un questionnaire demande au client s'il dispose du CACES R389 (permis cariste), par exemple, vous pourrez faire une recherche de profil disposant de cette certification directement dans la recherche. De même, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Questionnaire afin de demander des documents complémentaires au candidat, par exemple, le scan du permis cariste demandé pour le poste.

Comment mettre en place un questionnaire candidat avec Beetween ?

 

Il est possible de créer un questionnaire de deux façons différentes : soit dans les paramètres utilisateur, ou bien directement dans un dossier de recrutement.

Dans les paramètres, il est possible de créer, de modifier et d’avoir un aperçu des questionnaires grâce aux "..." de la colonne Actions. Selon vos droits, vous pouvez gérer les questionnaires à l'échelle de votre société, de votre agence ou d'un utilisateur grâce à la sélection de l'entité qui se situe en haut de la page (chemin de fer).

Lorsque vous appuyez sur le bouton "Créer un questionnaire", une fenêtre pop-up vous permet de renseigner les informations suivantes :

• Le type de questionnaire (Candidat ou Manager) ;
• Le titre interne du questionnaire (visible uniquement dans l'interface Beetween) ;
• La présentation du questionnaire (une courte description de ce dernier) ;
• Le cas échéant, le questionnaire déjà existant à partir duquel vous souhaitez créer le nouveau.

L’étape suivante consiste à paramétrer et à modifier le questionnaire. Vous pouvez alors renseigner :

• Le titre public du questionnaire (visible par les candidats) ;
• Si le questionnaire contiendra ou non des pièces jointes ;
• Le contenu du questionnaire : pour chaque question, sa position dans le questionnaire, son libellé, un indice si vous le souhaitez, le type de réponse attendu, le nom du tag correspondant le cas échéant, les options disponibles le cas échéant, et la case "Requis" (pour rendre une réponse obligatoire) cochée ou non selon vos besoins.

Pour ajouter une question, il vous faut cliquer sur le bouton éponyme et choisir entre "Créer une nouvelle question" et "Copier une question d'un autre questionnaire".

Vous avez également la possibilité de créer un questionnaire candidat à la volée dans l'onglet "Questionnaire" d'un dossier de recrutement ; vous pouvez alors choisir de partir d'un questionnaire existant ou d'en créer un nouveau.

Ensuite, vous pouvez ajouter des questions et les modifier, comme c’est le cas dans les paramètres utilisateur. Une fois le questionnaire validé, vous pouvez l’enregistrer comme modèle, et ainsi le réutiliser plus tard.

Les différents types de réponse

Afin de construire au mieux votre questionnaire, nous allons voir l'ensemble des types de réponse possibles :

• Tag : Lorsque vous choisissez comme type de réponse un tag, cela vous permettra de retrouver la réponse dans les tags de la fiche candidat. Pour cela, vous devez dans un premier temps créer votre tag, puis l'ajouter dans votre questionnaire. Selon le type de tag sélectionné (texte simple, date, liste déroulante...), le même type de réponse sera attendu.
• Date : Le candidat aura la possibilité de choisir une date dans un calendrier.
• Lieu (adresse) : Le candidat pourra entrer une adresse postale et en choisir une dans la liste qui lui sera proposée à la saisie.
• Liste déroulante : Une liste déroulante sera proposée au candidat. Il est possible lors de sa création de choisir le nombre de réponses disponibles.
• Nombre : Le candidat pourra seulement saisir un nombre.
• Texte long : Le candidat pourra donner une réponse longue, ce qui peut être intéressant pour expliquer son parcours ou ses motivations.
• Texte simple : Le candidat devra répondre par une ou deux phrases maximum.

Comment envoyer un questionnaire aux candidats...

Automatiquement à la réception d'une candidature ?

Vous avez la possibilité d'envoyer automatiquement un questionnaire aux candidats dès la réception de leur candidature ; ils recevront alors ce dernier dans l'e-mail d'accusé de réception de leur candidature.

Pour activer cette option, rendez-vous tout d'abord dans le dossier de recrutement de votre choix, puis dans l'onglet "Questionnaire". Vous pourrez alors faire apparaître une liste déroulante qui vous permettra de choisir un questionnaire déjà existant ou d'en créer un nouveau.



Une fois l'une de ces deux options sélectionnée, vous pouvez afficher un aperçu de votre questionnaire en cliquant sur l'icône située à gauche du bouton "Enregistrer". Si vous êtes satisfait de votre choix, vous n'avez d'ailleurs plus qu'à cliquer sur ce dernier pour le sauvegarder.

Comment envoyer un questionnaire aux candidats manuellement ?

Vous avez également la possibilité d'envoyer un questionnaire aux candidats manuellement depuis leur fiche candidat. Pour cela, il vous faut vous rendre sur la fiche du candidat sélectionné, puis dans l'onglet "E-mail", et cliquer sur le bouton "Insérer un questionnaire", ce qui vous permettra de sélectionner le questionnaire de votre choix et de l'intégrer à l'e-mail que vous enverrez au candidat.



Vous souhaitez envoyer un questionnaire à plusieurs candidats simultanément ? Rien de plus simple : sélectionnez les candidats concernés, cliquez sur "Messagerie", puis sur l'icône "Insérer un questionnaire".

Comment accéder aux réponses des candidats ?

Vous pouvez retrouver les réponses de vos candidats dans leurs fiches candidat :

• Dans l'onglet "Questionnaires" : Lorsqu'un candidat répond à un questionnaire, ses réponses, ainsi que la date d'envoi du questionnaire et la date de réponse du candidat sont répertoriées dans cet onglet.
• Un fichier .pdf contenant ses réponses peut d'ailleurs être généré automatiquement, et une note sur 5 peut être attribuée au candidat à votre demande en fonction de ses réponses au questionnaire. En cliquant sur l'icône représentant le score du candidat, vous pouvez accéder à ses réponses.
• Si ces deux dernières fonctionnalités vous intéressent ; vous pouvez en informer notre équipe Support lors de la mise en place de votre questionnaire.
• Dans l'onglet "Tags" : Si vous avez créé des tags que vous avez ensuite utilisé lors de la création de votre questionnaire, les réponses de vos candidats seront stockées automatiquement de façon plus visuelle dans ces derniers.
• Vous pouvez configurer certains tags afin qu'ils soient visibles en accès rapide, et donc directement dans l'onglet "Candidats" de Beetween, sous les éventuelles notes que vous auriez pu prendre.

Comment partager les réponses des candidats ?

Le fichier .pdf généré à la réception des réponses d'un candidat peut être envoyé automatiquement au propriétaire du recrutement concerné. Vous pouvez également le télécharger pour l'envoyer à vos collaborateurs. Il peut d'ailleurs être personnalisé afin de correspondre à votre charte graphique.